Tænker du også sådan, når revisoren atter inviterer dig til det årlige regnskabsmøde med gennemgang af din virksomheds årsregnskab?

Gennem årene har samtaler med mange selvstændige vist mig, at det årlige revisionsmøde er forbundet med en vis form for nervøsitet. Men behøver man føle denne nervøsitet? Nej, egentlig ikke, men jeg forstår godt, at man gør det.

Men hvorfor nu det?

Når jeg spørger, hvorfor nervøsiteten opstår, er forklaringerne mange. Her får du nogle eksempler på, hvordan selvstændige i årenes løb har beskrevet deres tanker om det forestående årlige regnskabsmøde med revisoren. Måske genkender du det hos dig selv?

”Jeg forstår simpelthen ikke, hvad min revisor siger til mig.”

”Det er flovt, for jeg aner ikke, hvad min revisor siger, og jeg ved ikke, hvad jeg skal spørge ham/hende om.”

”Jeg håber bare, jeg nikker på de rette tidspunkter, når min revisor siger noget.”

”Hvis jeg prøver at stille spørgsmål, gentager min revisor bare, hvad han/hun lige har sagt. Jo flere gange jeg spørger om det samme, fordi jeg gerne vil forstå det, jo tydeligere eller højere taler revisoren, uden jeg bliver klogere.”

Og der findes hundredevis af variationer på, hvorfor ”utrygheden” sniger sig ind ved mødet med revisoren. Jeg synes, det er ærgerligt, at det er sådan, for det er ingen af parterne tjent med i samarbejdet.

Men hvad er årsagerne til, at det nogle gange ender med denne miskommunikation mellem dig som selvstændig og din revisor?

Det har jeg nogle bud på.

I skal finde et fælles økonomisprog

Måske har I ikke noget samarbejde eller kommunikation i løbet af året.

Som selvstændig forstår du måske ikke økonomisprog. Måske træner du ikke din økonomiforståelse løbende hen over året, og dermed bliver du aldrig stærk i at forstå de økonomiske mekanismer i virksomheden.

Din bogholder sender måske blot en balance til dig som selvstændig. For økonomifolk er denne balance som at læse en bog om virksomhedens økonomi. Men forestil dig at en elektriker sendte en eltavle og brugsanvisningen med posten. Det ville vi økonomifolk heller ikke forstå og ej heller kunne lykkedes med at forstå.

Mange økonomer har svært ved at tale økonomi i øjenhøjde med dig som selvstændig. Men det er vigtigt, at alle jer dygtige erhvervsdrivende kan genkende jeres hverdags driftssprog i de økonomiske tal.

Min erfaring er, at vi alle har et ansvar for at finde et ”fælles” sprog. Det bliver sårbart, hvis du som selvstændig er megadygtig til at drive din virksomhed, men mangler forståelse for de økonomiske mekanismer og dermed mister dit økonomiske overblik. Ikke mindst hvis du ønsker at vækste din virksomhed. Det kræver løbende indsigt i økonomien og en bevidsthed om, hvor virksomheden står lige nu, og hvor den er på vej hen. Det er nemlig vigtige pejlemærker, der støtter din gode ‘mavefornemmelse’.

Min erfaring er også, at revisorerne meget gerne vil være en aktiv sparringspartner og rådgiver for dig som selvstændig. Det kan dog være svært, når de ofte kun taler med dig som klient i forbindelse med årsregnskabet. Eller når banken eller andre forlanger et budget eller andre mere akutte opgaver.

Begynd med at ville forstå økonomien

Og hvad kan du så gøre for at træne dig selv til at blive mindre ”nervøs” inden dit næste møde med revisoren? Ja, du kan starte med at beslutte dig for, at du vil arbejde på at forstå økonomien i din virksomhed løbende hen over året. Her tænker jeg på, at du skal få lavet en god økonomisk rapportering på månedlig basis, som viser virksomhedens økonomiske tilstand. Jeg anbefaler også, at du får lavet et godt, realistisk budget, som dine faktiske tal kan måles op imod.

Sidst men ikke mindst skal du som selvstændig finde en person, der gennemgår denne rapportering med dig, så du lærer at læse rapportering og får stillet de spørgsmål, du føler er de ”dumme” spørgsmål. Men husk så lige, at der findes ingen dumme spørgsmål – kun dem der ikke bliver stillet.

Måske er tiden inde til, at du skal træffe en beslutning om, at du faktisk glæder dig til det næste møde med din revisor. Nu skal I nemlig have en fantastisk samtale, hvor du kan fortælle en masse spændende om din virksomhed, mens din revisor fortæller om årets tal. Du stiller mange gode og relevante spørgsmål (som du sikkert stiller igen og igen i de kommende år), og revisoren kommer med en masse gode, fyldestgørende svar.

Kort sagt: Skab økonomisk overblik løbende, for det gør dig mindre usikker i mødet. Det gør også, at du fremstår professionel. Og som en vigtig gevinst hjælper overblikket dig til, at din virksomhed bliver bæredygtig – både økonomisk og menneskeligt.

Læs også: Kan du gå til økonomiforståelse onsdag aften?

Mere nysgerrig? Så er du også velkommen til at tilmelde dig mit nyhedsbrev.

Er du også en af dem, der lægger budget én gang årligt, fordi du skal? Du gør det, fordi banken kræver det eller måske, fordi din bestyrelse skal have det som bilag til et møde.

Oplever du, at du ikke rigtig selv bruger det til noget – at du f.eks. ikke følger op på det, før du sidder med årsregnskabet året efter? At det kan føles som spild af tid? Det vil jeg gerne hjælpe dig med at ændre på og håber, at nedenstående eksempler kan være med til at inspirere dig.

Virksomhedens budget kan give dig tryghed og retning

Det skal ikke være spild af tid at lægge budget for din virksomhed. Derfor giver jeg dig her tre store gevinster, som du kan hive ud af budgettet. Tallene i dit budget gemmer nemlig på masser af viden om din virksomhed. Viden som kan give dig tryghed i hverdagen og som kan løfte og udvikle både din virksomhed og dig som virksomhedsejer.

Tre ting du måske ikke vidste om dit budget

1. Når du forstår din virksomheds budget, kan du styre væksten i den rigtige retning

Mange virksomheder vækster i blinde og virksomhedsejerne er måske ikke helt klar over, hvad den rigtige vækst er for dem. Er vækst flere medarbejdere? Mere på bundlinjen? Eller en øget omsætning?

Du kan bruge dit budget aktivt ved at simulere den virkelighed, du ønsker. Og du kan bruge tallene i budgettet til at styre din virksomheds udvikling.

I dit budget kan du f.eks. sætte nogle realistiske og bæredygtige mål for, om du vil ansætte en ny medarbejder, investere i mere marketing eller øge virksomhedens produktion. Med budgettet i hånden kan du også konsekvensberegne, hvad det vil kræve af investeringer og hvad, det skal generere af omsætning for at være rentabelt. På den måde kan du træffe en velovervejet beslutning ud fra et reelt grundlag.

Du kan også bruge dit budget til at arbejde med faktureringsgrader, når du skal se på sammensætningen af din medarbejderstab og vurdere balancen ift. udgifter og indtægter.

2. Et budget med genkendelighed i hverdagen, kan give dig ro i maven

Det kan godt være, at du ikke tænker over det i dagligdagen. Men hverdagen i din virksomhed er kædet tæt sammen med den økonomiske retning. Derfor kan du faktisk også se og forstå virksomhedens hverdag i dit budget.

Når dit budget er lavet, så det er genkendeligt i virksomhedens hverdag, kan det bruges til løbende at måle virksomhedens sundhedstilstand. Faktisk ser det ofte bedre ud, end du tror, og den viden kan give dig en enorm tryghed i hverdagen. Når budgettet bruges til løbende rapportering f.eks. hvert kvartal, så rummer det pejlemærker, som tager temperaturen på din virksomhed. Du får både et her-og-nu billede, men du ser det også sat ind i helheden – dvs. virksomhedens økonomi over et år.

Det kan f.eks. give dig som virksomhedsejer indsigt i, hvilken type opgaver I har haft i første kvartal. Om der skal gøres noget aktivt for, at få flere af en bestemt type ordrer. Måske fortæller rapporteringen, at virksomhedens økonomi står meget stærkere, end du går og tror. Og det giver ro til at fokusere på noget andet.

Måske har du oplevet, at I har haft travlt, men at tallene fortæller en anden historie? Det giver dig mulighed for at kigge på jeres arbejdsflow og effektivitet. Det kan også være, at der pludselig er kommet uforudsete udgifter til? Det vil måske normalt give dig ondt i maven, men med et overblik i dit budget, kan du måske se, at der rent faktisk er økonomisk rum til det. Eller det kan hjælpe dig til at beslutte, om du skal rykke rundt på udgifter eller skrue andre steder.

Med et budget, som er genkendeligt i hverdagen, kan det blive et af dine vigtigste værktøjer i den daglige ledelse. Det kan hjælpe dig, når du skal træffe beslutninger i løbet af året.

3. Med virksomhedens budget kan du sætte retningen for det næste år
Mange lægger et budget med tanke på årsregnskabet. Det er naturligt nok. Men ved at tænke det som et strategisk værktøj, kan det være med til at definere det kommende år og sætte retningen for din virksomhed.

Et budget er meget mere end bundlinje. Det rummer også et kæmpe potentiale for dig som virksomhedsejer. F.eks. ift. at sætte retningen for din virksomhed og træffe nogle velovervejede, strategiske beslutninger på forkant. Med indblik i din virksomheds budget, bliver du nemlig mere bevidst om dine vækstmuligheder. Du går fra at have god viden om din forretning til at have et godt forretningsoverblik.

Når du tager styringen og bliver fortrolig med din virksomheds budget, bliver det også langt nemmere at tale det økonomiske sprog ift. din bestyrelse eller bank. Du vil fremstå super-professionel og gå fra at være dygtig erhvervsdrivende til professionel virksomhedsejer.

Jeg håber, at ovenstående har inspireret dig til at lægge budget for din virksomhed – uden at føle du spilder din tid.

Vil du gerne læse mere om, hvordan du kan gå fra at være dygtig erhvervsdrivende til professionel virksomhedsejer, kan du måske finde mere inspiration her.

Du kan også kontakte mig for en dialog om, hvordan jeg måske kan hjælpe dig og din virksomhed.

2021 blev året, hvor jeg fik fyldt nye redskaber i min værktøjskasse med bestyrelsesuddannelsen fra Niels Brock Executive. De mange nye redskaber er allerede sat i spil, når jeg er ude at rådgive dygtige erhvervsdrivende, der står klar til at tage springet til professionel virksomhedsejer.

Som økonomisk rådgiver og erhvervscoach har jeg gennem årene fungeret som sparringspartner og rådgiver for direktører og ejerledere fra mange forskellige brancher. Det har givet mig en dyb indsigt i og erfaring med, hvad det er for udfordringer, der er typiske for små og mellemstore virksomheder og ikke mindst, hvilke justeringer der virker.

Jeg har som rådgiver i mange år været med til at styrke virksomheder ved at gøre dem økonomisk og menneskeligt bæredygtige.

Med en bestyrelsesuddannelse fra Niels Brock Executive bygger jeg videre på det, jeg allerede gør.

Min bestyrelsesuddannelse fra Niels Brock Executive betyder, at jeg har:

  • Fået tilført nye vinkler på den professionelle bestyrelses betydning for små og mellemstore virksomheder, som jeg kan bruge i min funktion som økonomisk rådgiver.
  • Styrket og udviklet mine egne bestyrelseskompetencer, så jeg kan bidrage med værdiskabende tiltag i mit bestyrelsesarbejde for SMV’er.
  • Mulighed for at sætte endnu flere værktøjer i spil, når jeg som erhvervscoach rådgiver dygtige erhvervsdrivende, som står klar til at tage springet til professionel virksomhedsejer.

Min tilgang til værdiskabende bestyrelsesarbejde i små og mellemstore virksomheder

Her giver jeg mine bud på, hvorfor min tilgang til bestyrelsesarbejdet kan være værdiskabende for din virksomhed og for dig som ejerleder:

  • Jeg taler i øjenhøjde og oversætter økonomi til et konkret hverdagssprog.
  • Jeg ser forskelligheder som en styrke – både i en bestyrelse og i en virksomhed.
  • Jeg bruger budgetter som et værktøj til at skabe tryghed og overblik hos dig som ejerleder.
  • Jeg omsætter visioner til konkrete løsninger og realistiske handlingsplaner, der kan implementeres i en travl hverdag.
  • Jeg trygtester virksomhedens strategier i en økonomisk virkelighed.

Er du blevet nysgerrig på, hvordan de nye redskaber kan hjælpe dig og din virksomhed, er du velkommen til at kontakte mig. Du kan også tilmelde dig mit mit nyhedsbrev.

Hvis du er ejerleder og selv har stået med alle opgaverne i din virksomhed, så vil du helt sikkert kunne genkende noget af dig selv i de fem dilemmaer, som jeg kommer ind på her. Du har formodentlig været vant til at ordne det meste selv. Måske har du siddet med alt fra både kunder, varebestillinger, ordrehåndtering, bogholderi, kommunikation mv.

I dag har du måske flere medarbejdere, og virksomheden og din hverdag er en anden! Du er virksomhedsleder, og det er dig, der skal udvikle og sætte retningen for din virksomhed. Men det kan være svært, hvis driften hele tiden trækker i dig. Her sætter jeg de fem typiske dilemmaer op og kommer med konkrete forslag til, hvad du kan gøre.

1. ”Det er både hurtigere og nemmere, hvis jeg gør det selv.”

Dilemma: Egentlig har du ikke tid, men du gør det selv, for så er det gjort. Det er så besværligt at skulle sætte en anden ind i det. Og ja, det kan sagtens være sandt i den konkrete situation, men desværre er det ofte en kortsigtet løsning med et meget kortsigtet potentiale. Hvis du har en tendens til at gøre alting selv, kan det være utrolig sårbart for din virksomhed. Og det tager desværre også af den dyrebare tid, du som leder kunne bruge på at løfte din virksomhed ind i fremtiden.

Løsningsforslag: Måske du kan kigge på, hvilke opgaver du kan uddelegere og give fra dig. Det kan være en god idé at planlægge lidt fremadrettet, så det ikke er noget, der skal gives videre, når det hele brænder på. Det er nemlig, når du er presset på tid, at det er nemmere at gøre tingene selv.

Lav f.eks. en liste over, hvad der vil give dig mere tid, hvis du kan give det til en anden. Se på hvem i virksomheden som har tid, de bedste forudsætninger for at løse opgaven, og som fremadrettet kan have ansvaret for den. Det kan også være, at det er tid til at udvide med en medarbejder mere. Se det som en investering med et langsigtet resultat.

2. ”Der er ikke råd til at ansætte administrativt personale, for deres tid kan ikke faktureres.”

Dilemma: Du har egentlig alt for meget at se til. Men du synes, at du skal tage del i den administrative drift, fordi den indeholder mange ikke-produktive omkostninger. Du tænker, det bliver for dyrt for virksomheden, hvis dine medarbejderes tid ikke kan faktureres.

Løsningsforslag: Det kan være svært at forsvare en lønningsudgift, som du ikke kan viderefakturere til en kunde. Derfor kan det som ejerleder være fristende at påtage sig opgaverne selv. Men måske du alligevel skal overveje at ansætte en administrativ medarbejder. Se det som en investering, der frikøber tid hos dig, så du kan udvikle virksomhedens potentiale. Prøv at spørge dig selv, hvad du kan tilføre af merværdi til din virksomhed, hvis du får frigivet mere tid? Overvej evt. at starte med en deltidsstilling eller en projektansættelse. Derved får du mulighed for at mærke forskellen, når du kan træde lidt tilbage fra den daglige administrative drift og arbejde med det, du synes udvikler forretningen.

3. ”Jeg har ikke tid til udvikling og skabe retning. Jeg må gøre det, når jeg får tid.”

Dilemma: De fleste kender det – og det gør du sikkert også. Hverdagens opgaver fylder, og der er hele tiden noget, som skal løses/gøres her og nu. Du tænker nok, at det der med udvikling, det må jeg gøre, når der kommer lidt luft i programmet. Problemet er bare, at den ekstra luft som regel aldrig opstår af sig selv.

Løsningsforslag: Tid til udvikling er nødvendig, hvis din virksomhed skal trives og vækste. Tænk over hvordan du kan finde tid til udvikling. Måske har du brug for en buffer i hverdagen. F.eks. en medarbejder der tager fra i forhold til de mange spørgsmål og henvendelser, der hele tiden lander på dit bord og tager din tid. Måske du skal have dig en ’højre hånd’, en assistent, en sekretær eller en mellemleder? – én der kan sortere og tage fra på de opgaver, du ikke behøver involvere dig i. Det giver som regel utrolig megen luft, når de mindre ting sorteres fra. Spørg evt. dig selv: Hvad vil der ske med min virksomhed, hvis ikke jeg udvikler både den og mig selv?

4. ”Jeg føler ikke, at mine medarbejdere tager nok ansvar.”

Dilemma: Måske vil du egentlig gerne give mere ansvar fra dig, men du er usikker på, om dine medarbejdere kan tage ansvaret. Det kan være, at du ikke har fuld tillid til, at de kan løfte opgaven. Det kan også være, at du er i tvivl om, hvordan du får gjort det tydeligt, hvem der har ansvaret for hvad.

Løsningsforslag: Her kan det være en god idé at starte med små bevidste justeringer i hverdagen, for det er dem, der rykker din forretning. Prøv f.eks. at give dine medarbejdere lidt mere ansvar hen ad vejen i stedet for fra den ene dag til den anden. Når du giver slip, vil du formentlig opdage, at din tillid gør, at dine medarbejdere tager ansvar. Du kan også prøve at tænke over, hvordan du bliver endnu mere tydelig omkring, hvad der er dit ansvar som leder, og hvad der er deres ansvar i den daglige drift. Hvordan får du det kommunikeret videre på en god måde? Når kommunikationen og ansvarsområderne er klare og tydelige, vil du sikkert opleve, at dine medarbejdere rent faktisk tager det ansvar, du efterspørger.

5. ”Hvis jeg giver slip, er jeg bange for, det hele falder sammen eller ikke bliver i min ånd.”

Dilemma: Som ejerleder tænker du måske: ”Min forretning er mig, så hvis jeg ikke er en del af forretningen, er det ikke min forretning mere, eller det er ikke den samme.” Det er helt naturligt, hvis du kæmper med en frygt for kontroltab, når du skal overdrage opgaverne til andre. For hvad nu, hvis de gør det på en anden måde end dig. Det kan sagtens være inspirerende at se andre løse tingene på nye måder. Men du vil selvfølgelig gerne sikre dig, at det grundlæggende er i orden, og at dine medarbejdere trækker i den retning, du ønsker.

Løsningsforslag: Her kan du med fordel tage fat i din virksomheds DNA og vigtigste værdier. Få dem gjort klare og tydelige, så du nemmere kan få dem kommunikeret videre til dine medarbejdere. Har du formuleret fortællingen om din virksomhed og sat ord på de væsentlige værdier, er der meget større sandsynlighed for, at både du og dine medarbejdere trækker i samme retning. Det kan være en effektiv måde at få dine værdier ud i alle led af virksomheden – både i forhold til kommunikation internt og eksternt og den adfærd, der skal ligge bag.

Lige meget hvad, så kan du kun påtage dig alle opgaverne til et vist punkt. Derfra har du brug for andre, hvis du ønsker din virksomhed skal udvikle sig og/eller vækste – og det er nogle af en ejerleders dilemmaer.

Vil du vide mere om en ejerleders dilemmaer, er du velkommen til at kontakte mig. Du er også velkommen til at tilmelde dig mit mit nyhedsbrev.

Når du er en dygtig erhvervsdrivende, så handler det for de fleste om en travl hverdag med masser af gode kunder. Men også om et økonomisk godt årsresultat, dygtige medarbejdere og ikke mindst opgaver og beslutninger, du skal træffe/involveres i på daglig basis.

Når du ønsker at gå fra at være en dygtig erhvervsdrivende (hverdagsleder) til en professionel virksomhedsejer (retningsskaber), står du overfor nogle helt nye typer opgaver. Hvis du vil løfte dig selv og din virksomhed videre, så er der tre konkrete områder, hvor du med stor succes kan sætte ind.

Bliv bedre til at uddelegere opgaver og ansvar

Hvis du på din rejse har haft en enkeltmandsvirksomhed eller en mindre virksomhed med få medarbejdere, så ved du om nogen, hvordan det er at gøre alting selv. Men din situation har ændret sig, og virksomheden er i vækst. Det er tid til at give slip og se på, hvilke opgaver og ansvarsområder du kan uddelegere.

Find tid
Har du en betroet medarbejder, som kan gøres til medarbejdernes ’go-to’ person i forhold til hverdagens drift? Du vil blive overrasket over, hvor megen tid du får forærende, når du ikke skal forholde dig til hver en lille detalje i den daglige drift men kun skal tage dig af det væsentlige.

Få sparring
Du skal og kan ikke selv skabe hele overblikket over din virksomhed. Overvej at få en sparringspartner, enten en betroet medarbejder eller en ekstern økonomisk rådgiver, som kan støtte dig i at skabe overblik. Der er en grund til, at mange erhvervsledere benytter sig af rådgivning. Tænk over, hvor du kan have gavn af en sparringspartner. Er det i forhold til økonomi, forretnings- og/eller medarbejderudvikling eller noget helt tredje?

Giv slip
En klassiske fælde når du går fra at gøre alting selv til at skulle lede en større virksomhed er, at give slip på f.eks. det administrative og andet praktisk arbejde. Det er de timer og opgaver, der ikke kan faktureres. Overvej om det er tid til at ansætte en administrativ medarbejder. I sidste ende kan det omsættes til vækst, fordi det giver tid og overskud til, at du kan løfte dig op over den daglige drift og beskæftige dig med virksomhedens udvikling.

Udvikle flere kompetencer indenfor virksomhedsledelse

Som virksomhedsejer står du måske nu i en situation, hvor der er brug for alt det, du allerede kan, men hvor det også et godt tidspunkt at være opmærksom på, hvilke nye typer af opgaver du står overfor som virksomhedsejer, og hvad de kræver af dig.

Bliv forstået
Du har nu medarbejdere, der skal løse opgaver for dig. Derfor er er vigtigt, at du er meget klar og tydelig i din kommunikation. Jo lettere de har ved at aflæse og forstå dig, jo større er sandsynligheden for, at de kan løse opgaverne, som du gerne vil have det.

Sæt retning
Det er nemmere for dine medarbejdere at se, hvor I skal hen, hvis du sætter retningen. Det kan du bedst, hvis du løfter dig op over den daglige drift. Herfra kan du se længere og lave målsætninger for forretningen, så du og dine medarbejdere kan trække i samme retning.

Vis værdier
Hvad står din virksomhed for? Hvad er det for et ry, I har? Måske er det tid til, at du får kigget på virksomhedens DNA og justeret i forhold til der, hvor den er i dag? Når du har virksomhedens DNA på plads, kender dine medarbejdere virksomhedens værdier, og de har meget nemmere ved at løse opgaverne i virksomhedens og din ånd men også at have den adfærd, der understøtter virksomhedens DNA.

Få et økonomisk overblik som virksomhedsleder

Når driftsbudgettet bliver større, og du har ansvaret for medarbejdere, har økonomien en anden og større betydning, end da det bare var dig og måske et par enkelte medarbejdere. Økonomien er med til at sætte rammerne og retningen for virksomhedens vækst. Du vil blive overrasket over, hvor mange svar, der gemmer sig i tallene.

Skab overblik
Et økonomisk overblik hjælper dig med at få prioriteringerne på plads. Når du har behov for at træffe beslutninger, som har konsekvenser for virksomhedens fremtid, så giver det økonomiske overblik dig et kvalificeret grundlag at handle på.

Få rådgivning
Hvis det med økonomi virker uoverskueligt, så få dig en økonomisk rådgiver, som kan hjælpe dig med at skabe overblik. På den måde kan du få hjælp til at afkode og forstå dine regnskaber, så du kan se den daglige drift og hverdagen i tallene. Det skal være genkendeligt for dig.

Find svar
Din virksomhedsøkonomi rummer ofte nogle overraskende indsigter og aha-oplevelser. Her kan du finde løsninger på udfordringer, du har bokset med i årevis, fordi tallene ofte blotlægger de steder, hvor der kan optimeres, effektiviseres, og hvor der måske ligger guld gemt.

Det handler om at tage det første skridt mod en ny retning så du og din virksomhed bliver endnu mere professionel. Vær realistisk i forhold til hvad der kan igangsættes og ændres i din ellers travle hverdag. Men vigtigst af alt – begynd at gå. Begynd at gå på en vej der er mere bæredygtig, både økonomisk og menneskeligt for både dig og din forretning. Ved at have fokus på de tre ovenstående områder er du godt på vej som professionel virksomhedsejer.

Vil du vide mere om vejen fra dygtig erhvervsdrivende til professionel virksomhedsejer, er du velkommen til at kontakte mig.

Som praktisk økonomisk rådgiver møder jeg mange virksomhedsejere, der fortæller mig, at de ikke har gjort den løbende økonomistyring til en del af deres hverdag.

Her bliver jeg desværre nødt til at sige, at det for mange kan give søvnløse nætter og stress i kroppen, når man ikke kender økonomien. Det samme er tilfældet, hvis man ikke rigtig har føling med, hvor man vil hen med sin forretning rent økonomisk.

Lad mig slå det fast én gang for alle: Tallene er ikke for økonomernes skyld, de er til for dig som virksomhedsejer, så det er vigtigt at tage styring over økonomien.

Økonomistyring er svært, men du kan sagtens lære det!

Men er det da nemt at lære at forstå og bruge tallene aktivt i driften af sin virksomhed? Her må jeg ærligt svare nej, det er ikke nemt. For langt de fleste er det faktisk ret svært at lære.

Men kan det så overhovedet lade sig gøre? JA DA! Tro mig, med lidt flid og terperi kan du sagtens lære både at forstå og bruge tallene aktivt i driften af din virksomhed.

Helt grundlæggende handler det først og fremmest om, at du træffer beslutning om, at du vil blive god til at forstå økonomien i din virksomhed. Herefter skal du finde din tålmodighed frem, for den er afgørende, når du skal forstå tallene step-by-step. Mest af alt handler det om, at du og din revisor eller bogholder finder frem til et fælles sprog. Et sprog hvor I taler om økonomi i din øjenhøjde, så du kan genkende den i din virksomheds hverdag.

Når først talforståelsen er på plads, vil du opdage, hvor mange fordele, du opnår ved at tage styring over økonomien. Så, er det ikke bare at komme i gang med økonomiforståelsen? Du kan måske også blive inspireret her?

Har du lyst til at høre mere om, hvordan du kan tage styring over økonomien, er du velkommen til at kontakte mig.

I mange virksomheder er det et tabu at tale økonomi, når vi også taler om trivsel. Men som virksomhedsejer er man nogle gange nødt til at italesætte det, for at det kan blive bedre.

Det er desværre ofte et tabubelagt emne, når vi kombinerer økonomi og trivsel i samme samtale. Det sker ofte fordi, der opstår misforståelser og mistillid mellem lederen og medarbejderen.

Vi kan alle i et helt arbejdsliv komme ud for at opleve, at vores arbejdsevne kan svinge op og ned. Der kan være alvorlig sygdom blandt vores nære, skilsmisser eller andre private sorgfulde begivenheder, der slår os ud af kurs. De forskellige belastninger betyder, at vores effektivitet ændrer sig.

Ledelsen skal her kunne udvise fleksibilitet og justere arbejdet i forhold til medarbejdernes tilstand. Og det er ikke for medarbejdernes blå øjnes skyld. Det vil afspejle sig på bundlinjen, fordi det skaber loyalitet og bevirker, at flere bliver i virksomheden, så vigtig viden og erfaring ikke går tabt (hvilket er meget dyrt for virksomheden).

Skab en respektfuld dialog

Er der et mønster i fraværet, så prøv, i stedet for at slå medarbejderen i hovedet med, hvor mange sygedage vedkommende har i forhold til resten af teamet, at tage dialogen: ”Jeg er bekymret for dit fravær, og jeg vil rigtig gerne hjælpe dig, så du får et mindre fravær. Er der noget, jeg som leder kan gøre?”

Her skal man selvfølgelig være opmærksom på, at man sidder i en magtposition, hvilket betyder, at hvis lederen ikke kan lide svaret, kan han/hun reelt set opsige vedkommende. Det handler derfor om, at vi bør skabe en kultur, hvor vi kan italesætte den slags, uden at det skal resultere i en afskedigelse.

Læs også: Kan succes være andet end bundlinje?

Der kan jo være mange grunde til, at medarbejderen har et større fravær. Er der sygdom i familien? Er der mobning på arbejdspladsen? Er opgaverne vokset den ansatte over hovedet? Er man i tvivl, om man skal skifte job? Der kan være mange grunde. Men fraværet bliver ikke bedre, før vi tør tage en dialog om det.

Bruger du en løftet pegefinger?

Det er vigtigt at være bevidst om, at der ligger en masse tabuer bag økonomi og trivsel, og der kan også ligge en mistillid. En mistillid om at medarbejderen reelt ikke kan sige, hvordan han eller hun faktisk har det. For hvordan tager du det som leder? Tager du det som kritik, som løftet pegefinger eller med åbenhed?

Jeg tror desværre ikke, at der er mange, der tør fortælle sandheden, fordi vi sidder i det her magtforhold. Magtforholdet er også tabubelagt, for det kan godt være, du har et godt forhold til dine medarbejdere – men har du også et ærligt forhold til dem?

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Men for at svare på overskriften til dagens blogindlæg så ja, du kan godt have økonomi og trivsel i samme samtale. Det skal bare gøres på en ordentlig, tillidsfuld og respektfuld måde. For der er mennesker, der kan støtte økonomien, men også ødelægge den.

Måske er det en svær samtale, men hvis du ikke tager snakken, kan du risikere, at medarbejderen siger op. Og det har en endnu større konsekvens for virksomheden.

Trivsel som en strategisk ressource

Det handler om at skabe forretningsforståelse hos medarbejderne og forståelse for, hvordan de er en vigtig medspiller og kan påvirke forretningen både positivt og negativt. Det er en kontinuerlig opgave, der skal passe og plejes – særligt i en travl hverdag.

Løsningen er at tænke trivsel som en strategisk ressource helt på linje med kapital, produktion, bygninger, kunder og årsværk. De virksomheder og organisationer, der formår det, er bæredygtige organisationer i begrebets bedste forstand.

Har du brug for et 360-graders eftersyn af jeres virksomhed for at få et overblik over, hvordan økonomien og medarbejderne hænger sammen? Så tøv ikke med at kontakte mig. Når jeg arbejder med mine kunder, er tallene på bundlinjen ikke det eneste, jeg kigger på – jeg kigger på hele jeres virksomhed.

Du er også velkommen til at tilmelde dig mit mit nyhedsbrev.

Hen over de sidste måneder har jeg i samarbejde med GoLearn udarbejdet online kurser, hvor jeg har fået mulighed for at dele af min viden og lige om lidt lanceres projektet.

Jeg er utrolig glad for at få denne mulighed, for det gør også, at jeg sammen med andre instruktører kan give dig endnu flere konkrete værktøjer, der gør dig i stand til at tackle de udfordringer, der følger med lederjobbet.

Jeg har stået foran kameraet, hvilket jeg normalt ikke er så glad for, i nogle (meget) varme lokaler, for kombinationen af lyden af aircondition og video er ikke god. Men det har været det hele værd.

Er du leder, eller har du interesse i ledelse, så jeg synes ikke, du skal gå glip af det her.

Som du allerede ved, har jeg mange jern i ilden, og det nyeste er, at jeg hen over sommeren i samarbejde med GoLearn har knoklet for at sammensætte et online kursus, der omhandler omkostningerne i forbindelse med ansættelse, on-boarding og fejlansættelser samt kostprisen på en medarbejder.

GoLearns kurser er en værktøjskasse spækket med en masse viden samlet i online kurser lige til at gå til. Kurserne er fyldt med cases, konkrete eksempler og instruktørernes bedste tips, så du kan bruge dem i dagligdagen.

Netflix for online kurser i ledelse

Med et medlemskab til GoLearn Ledelse får du adgang til alle nuværende og kommende online kurser i ledelse.

Kurserne ligger on-demand ligesom Netflix, det betyder, at du kan se mine og de øvrige kurser, præcis når det passer ind i din hverdag. Skal du f.eks. afholde en jobsamtale, kan du på kort tid få opfrisket, hvad det er, du skal huske at fokusere på, så du ikke ender med en fejlansættelse, der kan blive dyr for dig og din virksomhed.

Den 10. september lanceres online kurserne hos GoLearn, og du kan allerede nu gå ind og tilmelde dig.

Jeg har de sidste måneder arbejdet på min e-bog, der er til dig, der tænker, at du kan få endnu mere ud af din virksomhed og dit eget potentiale. Du kan hente den her.

Et ordentligt overblik over din virksomhed kan være et stærkt redskab for at forstå, hvad der sker i din virksomhed. Og sådan et redskab kaldes en ledelsesrapport.

Ledelsesrapportering handler blandt andet om at give ledelsen viden om, hvordan virksomheden har det. Det vil sige en form for temperaturmåling, der viser, om virksomheden er sund og rask – går virksomheden i den retning, ledelsen ønsker.

Det handler også om at have et grundlag at styre efter. Gennem ledelsesrapportering ser man på fakta mod budgettet, og der foretages handlingsbaserede indsatser for at sikre, at virksomheden er sund og rask og følger den plan, der er lagt.

Læs også: Kan du gå til økonomiforståelse onsdag aften?

Der er ikke nogen bestemt opskrift på, hvornår du skal lave en ledelsesrapport, det kommer meget an på, hvilken virksomhed du har, og hvilken størrelse der er tale om. Nogle gør det på månedsbasis, andre gør det en gang i kvartalet.

For mig og mine kunder er en god ledelsesrapportering en, der ikke kun fokuserer på tallene på bundlinjen, men også ser på eksempelvis tallene fra HR-afdelingen eller særlige salgskampagner. Det kan f.eks. være, hvor mange nye medarbejdere der er kommet til, hvor mange har forladt virksomheden, hvor mange er syge, hvor mange sygedage har der været, og er der nogle langtidssygmeldte.

Er det overhovedet vigtigt at lave en rapport?

Ja, for pokker da.

Den giver et tydeligt og konkret indblik i de økonomiske mekanismer, der er i din virksomhed.

Rapporten er for at ledelsen løbende kan se, om virksomheden er på rette vej, eller om der skal foretages justeringer.

Den kan være et nødvendigt redskab i værktøjskassen for at ledelsen kender deres forretning. For små og mindre virksomheder handler det samtidig meget om at have et indblik og massere sin økonomiforståelse.

Du kan nemlig ikke overlade økonomien til din revisor og bogholder, det går ikke. For det er dig, der i sidste ende har ansvaret som leder.

Jeg siger ikke, at du skal forstå hele regnskabslovgivningen eller selskabslovgivningen, men du skal forstå, hvordan de økonomiske mekanismer arbejder i din virksomhed, og hvordan de forskellige parametre påvirker hinanden.

Læs også: Har du (også) svært ved at forstå, hvad din revisor siger?

Også selvom det er svært.

Det er ligesom, da vi skulle lære at cykle. Det er smadder svært til at starte med, men med tiden lærer vi det.

Nye ting tager tid 

Problemet er bare, at mange dygtige ledere har svært ved at træde ind i det felt, der hedder, ”nu skal jeg lære noget nyt”, fordi de kan synes, det er pinligt at skulle spørge om hjælp til noget, de ikke forstår.

Jeg oplever jævnligt, at der er en misforstået opfattelse af, at ”det burde jeg jo vide, når jeg er leder/virksomhedsejer”. Men hvis du har brugt din tid på drift og alt det, du er dygtig til, så har der måske ikke været tid til en fordybelse i en løbende ledelsesrapportering.

Men det er en grænse, du og din virksomhed kan have stor glæde af at komme over.

For hvis vi ikke kan tillade os selv at lære noget nyt, så bliver vi heller ikke bedre.

Sidder du som leder og har brug for at få et klart billede på, hvordan din virksomheds økonomi ser ud, så er du langt fra den eneste! Det kan jeg hjælpe dig med. Også hvis det f.eks. passer ind i din kalender at gå til økonomiforståelse onsdag aften.

Min påstand er, at du i høj grad kan gå til økonomiforståelse, hvis du sætter det i kalenderen, som skulle du til fodbold eller yoga.

For ønsker du at udvikle dig som leder eller virksomhedsejer og lære at forstå de økonomiske mekanismer i din virksomhed, er det vigtigt at prioritere det. Prioriterer du det, kan det være en god idé at sætte tid af til det i kalenderen. Helt som hvis du gik til en anden form for aktivitet i løbet af ugen. På den måde viser du både dig selv og din familie, at du tager din egen udvikling alvorligt.

Jeg har, lige som mange af mine kunder, travlt i hverdagen. Det gør det ofte svært at prioritere andet end hverdagens gøremål og udfordringer. Når jeg taler med min kunder, har de en masse ting, de gerne vil blive bedre til at sætte tid af til eller fordybe sig i, men hverdagen forstyrrer de gode intentioner.

Det kan være alt fra lavpraktiske ting, de gerne vil optimere. Blive klogere på de medarbejdere de har i virksomheden. Lære at forstå økonomien så de får et bedre overblik. Eller lave et godt gennemarbejdet budget, der kan bruges som styringsværktøj i hverdagen. Måske har de mange gode innovative idéer men ikke tid til at udvikle dem eller sætte dem i gang.

Find den måde der passer dig – og prioriter!

Men hverdagen kan tage overhånd, og når hverdagen tager overhånd, kommer den til at styre og dermed sætte retningen. Det kan betyde, at du og din virksomhed føler jer presset, og for nogle kan det ende i stress. Ender nogle i stress, efterlader det de andre med mere arbejde. Det er skruen uden ende, og det er dyrt både menneskeligt og økonomisk.

At sætte tid af til at gøre noget andet kan gøre en stor forskel. At gøre det kontinuerligt og holde fokus på ”daglig” basis skaber en stor forandring både for dig som leder og for dine medarbejdere. Du/I tager jer selv alvorligt, og så bliver det jer, der styrer retningen og hverdagen.

Er det nemt? NEJ, det er på ingen måder nemt.

At skifte vaner, mindset eller holde fokus på det, man gerne vil, i stedet for det, man skal og bør, er på ingen måde nemt.

Alt efter hvem du er som leder, finder du din helt egen metode til at sætte tid af til det, du gerne vil. Hvad enten det er at udvikle dig selv, virksomheden, medarbejderne, produkter, ydelser – eller måske det hele. Måske noget ambitiøst, men dog muligt. For nogle vil der være to timer om ugen, de kan afsætte, og for andre virker det med 30 minutter om dagen.

Find den måde der virker for dig og din hverdag, men prioriter det! Det er første store skridt. Og hold så derefter fast i aftalen med dig selv.

Start med et enkelt område, der trænger til din særlige opmærksomhed, og som du vil have stor glæde af at fordybe dig i. Brug tid på at fordybe dig. Forbered evt. nogle spørgsmål du kan stille til personer omkring dig, så du bliver mere vidende eller afklaret.

Jeg kan give dig overblikket

Jeg arbejder som økonomisk rådgiver med mine kunder på den måde, at vi f.eks. laver en økonomisk rapportering, og så taler vi om den i bestemte intervaller (måned eller kvartal). Vi taler om afvigelser i de faktiske tal i forhold til budgettet og om de andre ting, vi har valgt at indbygge i kundens ledelsesrapportering (det kan være antal medlemmer, til- og afgang af medarbejdere/kunder eller fordelingen af bestemte tal eller andet relevant).

For mig og mine kunder er det vigtigt, at de har et trygt samarbejde, hvor de kan stille alle spørgsmål. Der udover at der er tid til at forstå det ud fra deres hverdag. Ét skridt ad gangen.

Passer det dem bedst, at vi gør det en sen eftermiddag eller aften, jamen så er det der, vi gør det. Jeg har et ansvar for at forstå dem og deres hverdag og oversætte det, jeg ”læser”, i deres tal til min kunde.

Jeg antager aldrig, at de forstår mit fagsprog – jeg forstår jo heller ikke nødvendigvis deres.

Vi taler også om dem som leder – hvad fungerer, og hvad fungerer ikke i deres hverdag? Er der udfordringer i forhold til medarbejdere? Hvordan kunne det se ud fra medarbejderens side? Og hvad skal prioriteres den næste periode?

Vi sætter tid af sammen og prioriterer det.

Dette er en version af at sætte tid af til at gå til ”økonomi om onsdagen”. Der findes lige så mange varianter, som der er mennesker og virksomheder.

Teknikken om at ”gå til udvikling eller fremtid om onsdagen” kan også bruges, hvis du har en iværksætterdrøm. Så kan du undersøge, skrive, lave øvelser og budgetter. Eller måske reasearche økonomiske vinkler, der er relevant for at komme tættere på en afklaring om netop din iværksætterdrøm.

Ofte taler vi blot om det, vi drømmer om, men med denne metode gør du noget aktivt ved det. Og handlinger skaber forvandlinger.

Skal jeg hjælpe dig med et 360-graders eftersyn af din virksomhed? Så kan du læse meget mere her, hvad det er, jeg kan hjælpe dig med, og hvordan vi kommer hele vejen rundt om din virksomhed.

Inden du tager på ferie, er det en god idé at få skabt et økonomisk overblik ift. din virksomheds likviditet. For så skal du ikke løbe ekstra stærkt, når du kommer tilbage.

Jeg har tidligere talt om, hvordan du kan lave en status eller en ‘to-do-liste’. En liste over hvilke arbejdsopgaver du skal prioritere og hvilke, du kan uddelegere, inden du tager på ferie. Så du dermed får ro i maven.

Her tager vi den lige et niveau op.

For det er også en god idé at have styr på selve virksomhedens økonomi. Hvilke indtægter og udgifter er der hen over f.eks. sommeren.

Læs også: Tag på ferie med ro i maven – sådan laver du en status inden ferien

Har du f.eks. styr på, at der er mindre omsætning den næste måned, og hvordan det vil påvirke virksomheden? Hvis ikke, så læs med her.

Sommerferien nærmer sig så småt, hvor flere virksomheder går på lavt blus. Ja, det gælder faktisk de fleste virksomheder i Danmark. Derfor er det vigtigt, du ved, hvad du skal gøre, når din virksomheds omsætning med stor sandsynlighed falder over sommeren.

Da omsætningen kan være lavere, handler det om at forstå de økonomiske mekanismer og udsving, der er i virksomheden. Og særligt i forhold til likviditeten.

Overblik giver tryghed

Har I f.eks. lavet et budget, har I allerede forberedt jer på ændringerne. At I i juli måske kun er til rådighed og skaber omsætning noget af tiden. Eller måske er I væk i hele måneden.

Det er meget vigtigt at have forberedt sig på, at der ikke er den samme omsætning som i de øvrige måneder. Derfor foreslår jeg, at I har styr på følgende:

  • Hvor mange penge er der på kontoen? Hvor mange er på vej ind på bankbogen? Og ikke mindst, hvilke regninger/lønninger skal betales?
  • En god idé er at lægge alle kendte regninger til betaling inden ferien – også dem der skal betales under ferien. Derved undgår I inkasso og yderligere omkostninger.
  • Er der noget i ordrebogen, når I kommer tilbage fra ferie?
  • Er der ordrer, der skal lukkes, inden I tager på ferie?
  • Hvornår indbetaler kunderne de udestående fakturaer? Mange kunder kan komme til at tage sig en frihed til lidt længere betalingsbetingelser under sommerferien.

Det i sig selv kan være nok til, at systemet falder til ro. Du får følelsen af overblik og tryghed, men også ro i maven.

Likviditetsudfordringer kan være alvorlige

Likviditetsudfordringer er et af de mest alvorlige problemer, en virksomhed kan støde ind i. Mangler man likviditet, kan det have alvorlige og fatale konsekvenser for en virksomhed. Der kan blive problemer med at betale og overholde aftaler. Det er derfor vigtigt, at virksomhedsejeren holder øje med likviditeten. Hvis man er forberedt, er det nemmere at gøre noget ved problemet i god tid.

Læs også: Har du (også) svært ved at forstå, hvad din revisor siger?

Manglende overblik over din virksomheds økonomi kan give utryghed. Det kan måske give dig en følelse af ikke at have overblikket – for burde du ikke have det som leder? Er du så en god leder? Har du overhovedet styr på tingene?

Den form for usikkerhed kan sætte sig i kroppen. Men det er dit ansvar i sidste ende, for andre gør det ikke for dig.

Har du til gengæld forberedt dig og skabt overblik over økonomien før/efter sommerferien, kan du slappe af på ferien.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan forberede dig og din virksomhed på ferien, er du velkommen til at kontakte mig. Du kan også tilmelde dig mit nyhedsbrev.

Sidder du allerede nu og sveder over, om du kan nå alle arbejdsopgaverne inden ferien, så du kan nyde den sammen med familien? Så er du ikke den eneste. Men den følelse kan du nemmere undgå ved at lave en ‘to-do-liste’.

Ferien nærmer sig så småt. Men bunkerne af arbejdsopgaver bliver større og større, jo tættere vi nærmer os. Det er svært at slappe af og nyde tanken om ferien.

Du kan måske undgå ovenstående scenarie, hvis du allerede nu begynder at prioritere og tænke fremad.

For det handler rigtig meget om at være på forkant i stedet for at komme hovedkulds ind i ferien. Derfor anbefaler jeg, at du skaber dig et overblik, så du kan tage stressen ud af det. Det skal dog understreges, at det ikke er det samme som, at vi ikke har travlt op til en ferie – for det har vi.

Vi kommer nemlig ind i ferien i højeste gear og skal igen i samme høje gear fra start, når vi lander efter ferien. Hvordan kan man forberede sig, så det bliver gjort lidt mere gelinde?

Prioritering, prioritering og prioritering

Jeg har nedenfor lavet en lille inspirationsliste, du kan læse igennem. Prøv derefter at lave din egen ‘to-do-liste’ over ting, der skal laves, inden du og dine medarbejdere tager på ferie.

  • Vær realistisk i forhold til det du kan nå inden ferien. Det er ikke muligt at nå 117 ting inden, og der er heller ikke nogen grund til, at du ender med at gå stresset på ferie. Så lav en oversigt over arbejdsopgaver og se med realistiske briller på, hvilke opgaver du kan nå inden ferien.
  • Spær i god tid din kalender eller bookingsystem, så dine klienter ikke kan booke dig. Husk også at sætte auto-svar på din mail.
  • Giv evt. kunder og kollegaer besked og spørg, om der er noget, I sammen skal have styr på inden ferien.
  • Aftal i god tid med kollegaer om der er opgaver, de kan ”passe”, mens du er væk, og om der er opgaver, du kan ”passe” for dem, når de skal på ferie.
  • Bed om hjælp. Du behøver ikke sidde langt ud på aftentimerne eller møde meget tidligt, fordi du føler, at du skal bære arbejdsopgaverne alene. Det er okay at spørge om hjælp.
  • Er der meget, du skal nå, så aftal prioriteringen sammen med andre involverede, så både du selv og andre føler, at I kan sætte flueben og gå på ferie med ro i maven.

Du kommer bedre tilbage fra ferie

Når vi kommer tilbage fra ferie, er den ofte hurtigt glemt, hvis vi træder ind på et kontor, hvor arbejdsopgaverne står i bunker og mailen blinker rødt. Derfor er det en rigtig god idé, at der er nogle, der tager noget af læsset fra dit bord. Det kan være at sortere opgaverne, læse mails hvor I er flere på og få svaret kunden. Det kan være alle mulige små fine vinkler, man kan have uddelegeret, som gør, at man kan mærke feriens vingesus bare en lille smule længere, når du træder tilbage på arbejdet.

Hvis man inden, man tager på ferie, kan se, at ens bunker af opgaver nok er flere meter høje, når man kommer tilbage, og der formodentligt ligger 1.000 mails i indbakken, fordi man har været væk i 2-3 uger, så har man måske ikke fået prioriteret rigtigt.

Læs også: Går du på ferie med styr på din virksomheds økonomi?

God arbejdslyst og god ferie, når du kommer så langt.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe overblik og få en bæredygtig virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Du sidder måske og tænker, at du faktisk ikke helt kan huske, hvad du fik ud af dit sidste møde med din revisor. Kun at tallene så fine ud på bundlinjen. Det er dog vigtigt, at du forstår hele din virksomhed – også din økonomi – for at få en bæredygtig virksomhed.

Mange synes ikke, at det er det mest spændende at skulle forbi revisoren og tale om, hvordan økonomien står til i virksomheden. Måske er du en af dem, der bare får sendt regnskabet på mail og sender det underskrevet tilbage? Bare rolig du er langt fra den eneste, der gør det.

Er det måske fordi, du egentlig ikke helt kan forstå, hvad din revisor siger, når han eller hun åbner munden? Synes du, det er pinligt, at du ikke helt forstår, hvad der er blevet talt om, når du lukker døren og går tilbage til dit eget kontor?

Sådan er det for rigtig mange. Men bare rolig det er der en løsning på.

Vi glemmer, at ikke alle taler samme sprog

Når vi er dygtige til det, vi laver, kommer vi ofte til at antage, at andre også forstår det sprog, vi taler. Nogle revisorer tænker, at alle forstår økonomi, fordi alle jo har en privatøkonomi.

Læs også: Regnskabsmøde med revisoren – åhh nej, ikke igen…

Der er dog forskel på virksomhedsøkonomi og privatøkonomi. Vi forstår godt de mekanismer, der er i vores privatøkonomi, men der er bare så mange andre ting og begreber i virksomhedsøkonomi.

Men når det så er sagt, skal vi huske på, at virksomhedsøkonomi faktisk også ”bare” er husholdningsøkonomi – der skal penge ind, før vi kan bruge penge.

Der sker dog noget i os, når vi taler virksomhedsøkonomi, der gør, at vi ikke tør stille spørgsmål. Vi har ikke lyst til at fremstå udvidende og kan derfor hurtigt ende med bare at nikke og smile, når vi sidder med revisoren. Men det får du ikke særlig meget ud af.

Der findes ikke dumme spørgsmål

”Når jeg har drevet virksomhed i mange år – burde jeg vel også vide en masse om økonomi?

Ja måske, men hvis du ikke tør stille spørgsmålene, er det svært at blive klogere. Til næste regnskabsmøde kan du måske starte med at spørge mere ind til din revisor og sige:

Nu er det det samme, du har sagt i 10 år, men jeg forstår stadig ikke, hvad det betyder. Kan vi evt. bruge vores årsregnskabsmøde på, at du forklarer mig, hvordan det her hænger sammen? Hvad det betyder for mig som virksomhedsejer? Hvad du synes, jeg skal holde øje med i løbet af det næste år? Hvordan mit næste år skal være?” Osv.

Selvfølgelig skal vi vide, om vores virksomhed har givet over- eller underskud. Men i stedet for at bruge hele årsregnskabsmødet på kun at tale regnskab, så lav en hurtig gennemgang af selve regnskabet og brug så resten af mødet til sparring.

Jeg oplever, at de bedste resultater kommer, når der er et ordentligt og trygt samarbejde, hvor der er plads til at stille spørgsmål. For vi kan jo ikke vide alt om alting – det er simpelthen ikke muligt.

Sådan kommer du til at forstå din revisor:

  • Først og fremmest er det vigtigt, at du erkender, at du ikke forstår, hvad din revisor siger, når I sidder sammen og gennemgår tallene.
  • Sig højt til din økonomiske rådgiver, at du ikke forstår, hvad han/hun siger og bliv ved med at stille spørgsmål indtil du forstår, hvordan tingene økonomisk hænger sammen.
  • Få gjort klart at I ikke skal tale økonomi-sprog. Få din økonomiske rådgiver til at forklare tingene på et hverdagssprog, hvor du også kan være med.
  • Sørg for at der er et trygt miljø på din arbejdsplads, hvor det er okay at stille spørgsmål. Også når det gælder dine medarbejdere, så de tør gå ind i regnskabsafdelingen, hvis de skulle have økonomiske spørgsmål i forbindelse med deres arbejdsopgaver.

Læs evt. også: Kan du gå til økonomiforståelse onsdag aften?

Du er også altid velkommen til at kontakte mig og/eller tilmelde dig mit nyhedsbrev.

Vi har alle brug for pauser på arbejdet. Men kaffepauserne og de sociale snakke kan godt blive for hyppige og for lange. Det påvirker effektiviteten og kan måske ses på virksomhedens bundlinje. Men hvordan tager du som leder hul på sådan et prekært emne?

Kaffepauser, fejring af fødselsdage og andre sociale begivenheder i løbet af måneden. Hyggelige sammenkomster der skaber liv på jobbet, gode relationer og sammenhold. Men sommetider kan det være nødvendigt at se nærmere på, hvor megen tid der egentlig bruges på ’hygge’. Og hvor meget hyggen reelt koster. Det kan nemlig blive ret ’uhyggeligt’, hvis det i sidste ende giver højt spild, ineffektivitet og påvirker virksomhedens økonomi i negativ retning. Første skridt er, at medarbejderne faktisk forstår, hvad pausetiden egentlig koster.

Jeg sidder ofte med næsen i regnskaberne sammen med mine kunder – virksomhedsejerne – og analyserer, hvad der har påvirket deres overskud, ift. de budgetterede forventninger. Noget af det, vi ofte ser, er ”spild”. ”Spildtid” er tit en arbejdsgivers definition på ikke-fakturerbar medarbejdertid, der dermed ender med at påvirke det økonomiske resultat. Men hvordan tager man fat i sådan et problem uden at virke som en chef, der er diktatorisk og nøjeregnende?

Der skal (også) være plads til sociale pauser 

De pauser, man har brug for i løbet af dagen, behøver ikke nødvendigvis at være lange eller skemalagte. Langt de fleste arbejdspladser er da også indrettet til det. Så den enkelte medarbejder kan holde en pause for at hente sig en kop kaffe, ryge en cigaret eller lignende. Og det skal der også være plads til.

Alt sammen hører ind under det, der kan betegnes som sociale pauser. Det er pauser, som blandt andet har formålet at undgå fysisk og mental nedslidning. Udover hyggen i øjeblikket betyder de sociale pauser også, at man kommer lidt tættere på hinanden og føler en samhørighed. Og netop dette kan være med til at få samarbejdet til at glide lettere i en travl dagligdag. Det, vil jeg lige understrege, er jeg stor fortaler for.

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Problemet opstår først, når pauserne tager overhånd. Når anledningerne til pauserne bliver flere, og pauserne bliver længere. Når medarbejderne så begynder at klage over ikke at have tid nok til arbejdet. Når der bliver løst færre opgaver med de samme ressourcer.

Det kan sagtens lade sig gøre at vende skuden. Det skal bare gøres på en ordentlig måde.

Fire gode råd til at få dine medarbejderne til at forstå, hvad deres pauser koster:

  1. Ved dine medarbejdere, hvad de koster i timen? Mange af dine medarbejdere er måske slet ikke klar over, hvad de koster i timen, når de tager pauser eller holder møder. Tag et personalemøde og tydeliggør med konkrete eksempler, hvad en hypotetisk medarbejder koster med sociale bidrag, forsikringer mm. Der er ingen grund til at udstille nogen, så gør det så informativt og detaljeret som muligt, så de kan spørge til de enkelte elementer i din beregning.
  2. Taler I om økonomien? Mange er bange for at tale økonomi, fordi folk hurtigt tror, at der nu er tale om en fyringsrunde. Eller at indehaver vil have flere penge til sig selv. Det er derfor efter min mening en god idé at skabe en kultur, hvor I godt kan tale åbent om økonomi, uden det skal have en negativ klang. Et godt råd er: Forbered dig ordentligt, når du vil fremlægge økonomi for dine medarbejdere og lad dem stille spørgsmål. Husk at det er dejligt med nysgerrige medarbejdere.
  3. Har I en ordentlig dialog? Det er vigtigt, at I får en god og konstruktiv dialog om de økonomiske mekanismer. Involver medarbejderne i arbejdet med at skabe eller fastholde et godt arbejdsklima – også uden brug af mange og lange pauser. Lad dem forstå, hvor de kan påvirke tingene i deres egen adfærd. F.eks. kunne det være at blive lidt ekstra en dag, så en bestemt opgave bliver færdig, og man ikke skal bruge tid på den igen dagen efter. 
  4. Er der en fælles forståelse? Når du har taget hul på den ofte svære snak så mærk efter, om der er en fælles forståelse. Ofte vil medarbejderne også gerne have, at der er en god bæredygtig bundlinje. Det har jo også konsekvenser og skaber usikkerhed i deres jobtryghed, hvis økonomien ikke er god.

Hvis du til gengæld oplever medarbejdere, der mangler forståelse for, at man ikke behøver holde otte kaffepauser og fem rygepauser i løbet af en arbejdsdag. Eller skal gøre en opgave færdig for/hos en kunde samme dag. Så er det måske medarbejderen, der har et andet mindset. Og hvis de ikke lever op til virksomhedens værdisæt, så lever de måske heller ikke op til den service, du som leder gerne vil have, din virksomhed har over for jeres kunder.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe forretningsforståelse, og hvordan I påvirker hinanden – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at tilmelde dig mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Jeg hører ofte fra arbejdsgivere, at medarbejderne ikke forstår den forretning, de er en del af. Men har du forklaret, hvilken indflydelse de har? Eller hvordan økonomien hænger sammen i virksomheden?

Alting koster penge. Det gør pauser ved kaffeautomaten også. Men hvad koster kaffepausen egentlig? Er dine medarbejdere overhovedet bevidste om det? Har I en dialog om det?

Jeg har arbejdet med et hav af virksomheder, både indenfor produktion, service og håndværk. Virksomheder, der lever af at levere timer – hvor ikke-fakturerbare timer måske ender med at spise et eventuelt overskud op.

Læs også: Fire råd til dig, der vil skabe bæredygtig vækst 

Men medarbejderne er ofte ikke bevidste om, at tiden ved kaffeautomaten koster. Måske har du ikke skabt en dialog, hvor du forklarer dine medarbejdere, hvad møder, kaffepauser, ikke-fakturerbar tid og dårlig service koster. I så fald er du som rigtig mange andre virksomhedsejere, jeg har siddet med.

Lad mig først understrege, at det er meget vigtigt for en virksomhedskultur, at der er plads til pauser og en snak over kaffen med ens kollegaer. For er der ikke plads til pauser, frihed til at reflektere og tale sammen, mister vi relationen til vores arbejdsplads. Vi kommer til at føle os som maskiner, der stille og roligt bryder ned. Eller måske skifter vi bare job (hvilket også er dyrt, men det er en anden snak). Så, kaffepausen er vigtig! Men…

Husk at skabe forretningsforståelse i virksomheden

Vi skal alle i virksomheden forstå de økonomiske mekanismer, for at kunne bidrage til at fastholde en fornuftig økonomisk kurs og skabe en bæredygtig virksomhed. Hvis du som leder forstår dem, er der stor værdi i at forklare dine medarbejdere det, så de forstår den forretning, de er en vigtig brik i.

For hver gang der bliver holdt møde, drukket kaffe eller er en medarbejder, som på anden måde ikke er produktiv i forhold til arbejdsopgaverne, der ligger på skrivebordet, så koster det virksomheden penge. Det er fakta.

Den grafiske illustration nedenfor viser et tydeligt eksempel på, hvordan tingene hænger sammen. Når virksomheden har en god bæredygtig bundlinje, har vi en god virksomhed. Det betyder, at virksomheden skaber arbejdspladser og dermed har brug for medarbejdere. Når vi har mange gode produktive medarbejdere, der forstår forretningen, og hvordan de enkeltvis bidrager til den, betyder det, at vi har en god bæredygtig bundlinje osv. osv.

Men hvis virksomheden har en dårlig bundlinje, hvor der er røde tal, og den ikke har vækstet i lang tid, kan det resultere i en sårbar virksomhed. En virksomhed der ikke har mulighed for at skabe arbejdspladser og måske i stedet må fyre medarbejdere. Tingene har en indflydelse på hinanden – både når økonomien går godt, og når den går mindre godt i virksomheden.

Så for at du har en god og stærk økonomi i virksomheden, kan alle have stor glæde af at forstå, hvordan de hver især bidrager. Bidrager til økonomien og forretningen, og hvordan de påvirker netop jeres fødekæde. Hvis du som leder selv forstår disse mekanismer, har du en vigtig opgave i at prøve at få dine medarbejdere til at forstå det. I er sammen om forretningen. Og mange medarbejdere er sikkert ikke klar over, hvordan de faktisk har indflydelse på økonomien – både positive og negativt. Eller hvad f.eks. kaffepauserne koster.

En god dialog er vejen frem

Et sidste tip er dog at huske på, at der er flere måder at tage sådan en dialog med dine medarbejdere på. Det er virkelig vigtigt, at du får skabt en ordentlig dialog, der ikke bare ender op med et påbud. F.eks. at kaffepauser fremover kun må vare fem minutter. Det handler om at finde en løsning, som alle kan nikke ja til. Hvor alle ved, hvilke påvirkninger det har, når man bevidst vælger at gøre noget andet.

Der er rigtig meget at hente ved at få skabt en dialog med dine medarbejdere, så de får forretningsforståelse og viden om virksomhedens økonomi.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe større indsigt i forretningen eller i relationerne. Og hvordan I sammen kan vækste og være innovative i jeres virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? Så er du velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Du vil gerne vækste, men hvor skal du starte? Som økonomisk rådgiver hjælper jeg virksomheder med at skabe økonomisk overblik, få viden om talenter samt få indsigt i organisationen. Det gør jeg ved at komme 360 grader rundt for at skabe en bæredygtig virksomhed – både økonomisk og menneskeligt. Her er fire gode råd til, hvordan du som virksomhedsejer kan starte væksten, der passer til dig og din virksomhed. Og vi starter med dig selv.

For det med at skabe vækst og nye tiltag i din virksomhed handler i lige så høj grad om dig selv, dine talenter, dit lederskab og ikke mindst dine visioner. Start med at kigge 360 grader om dig selv. Hvad er dit bedste bidrag til virksomheden? Hvad er dine naturlige talenter – altså hvad er du særlig dygtig til? Hvad er dine værdier? Hvor er dine stærkeste kort i forhold til kunder og dit personale? Et 360-graders eftersyn af dig selv kan derefter følges op af et 360-graders eftersyn af din virksomhed.

I tidligere blogindlæg har jeg taget fat på, at der ofte er rigtig meget at hente, når du skal vækste, ved at kigge dig selv dybt i øjnene.

Læs mere: Skal din virksomhed vækste? Så bør du måske starte her…

Her giver jeg dig nogle konkrete råd til, hvordan du kommer godt i gang, når du gerne vil flytte dig selv som menneske, for at du så også kan flytte din virksomhed i den retning, du ønsker:

Fire råd til, hvordan du kan skabe bæredygtig vækst for dig og din virksomhed

  1. Find ud af hvad du er rigtig god til, og hvad du er knap så god til. Accepter at du ikke altid kan alt det, du gerne vil. Uddeleger i stedet de opgaver som dræner dig, og som du måske bruger unødig megen tid på. På den måde får du frigivet tid, så du kan gøre det, du er rigtig god til. Til glæde og gavn for både dig selv og din virksomhed.
  2. Er du den leder, du gerne vil være? Og ved du, hvilken leder du vil være? I en vækstfase eller på vej mod nye tiltag kan det være værdifuldt at kigge nærmere på, hvilken rollemodel du som leder gerne vil være. Måske er der noget, som skal justeres for at du selv eller dine medarbejdere kan performe bedre? Det handler om at være tydelig, og tydeligheden skal understøttes af din adfærd.
  3. Hvilken adfærd har du? Stemmer den adfærd du har overens med det, du siger over for dine medarbejdere, kunder og andre samarbejdspartnere? Er din virksomhed f.eks. kendt for et højt serviceniveau og en uformel omgangstone, skal det være noget alle genkender mellem dig og dine relationer.
  4. Hvordan indgår du relationer med dine medarbejdere eller dine kunder? Du kan ikke lave om på andre, men du kan forholde dig til, hvordan du er og reagerer i samspillet med andre. Her kan det være en god idé at tænke: ”Jeg kan flytte mig i forhold til, hvordan jeg er sammen med dig”. Som virksomhedsejer er det okay at tilpasse sig i forhold til, hvilken medarbejder eller kunde du taler med. Min erfaring er, at det ofte er små forandringer. Eller det at man bevidst undlader at reagere eller reagerer med nysgerrighed på den anden, som kan skabe mirakler. Både for slutresultat, motivation og samarbejde.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomhed kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Ønsket om at vækste – sælge mere og øge bundlinjen – er noget de fleste virksomhedsejere kender til. Men der er flere veje dertil. Hvad med f.eks. at starte med at kigge på dig selv og begynde at se dig selv udefra?

Mange virksomhedsejere glemmer at kigge på sig selv, når det handler om, at virksomhedens grundmekanismer skal flyttes. For efter min mening er du nødt til at flytte dig selv, før du kan flytte din virksomhed.

Der kan være flere årsager til, at virksomheden ikke er der, hvor du gerne vil have den. Men når vi kigger på vækstmuligheder, er der mere end bare røde og sorte tal i en regnskabsbog at tage med i sine overvejelser.

Det handler i høj grad også om dig, dine talenter og visioner, samt ikke mindst dine medarbejdere, hvis du har nogle.

Der er rigtig meget at hente ved at starte med at kigge sig selv dybt i øjnene, når man skal lave en vækstplan.

At du kigger 360 grader om dig selv. Hvad bidrager du med? Hvad er dine værdier? Hvor er dine stærkeste kort i forhold til kunder og dit personale? Et 360-graders eftersyn af dig selv og så et 360-graders eftersyn af din virksomhed.

Har du undervejs glemt at være rollemodel?

Et af de konkrete vækstparametre er f.eks. din ledelsesstil. Får du ledet dine medarbejdere rigtigt, så de kan præstere deres bedste?

Lad os tage et eksempel: Du er i lære som tømrer og finder ud af, at du egentlig gerne vil ud i verden og blive tømmersvend og derefter tømmermester. Din nuværende mester har du ikke meget til overs for – du synes, han er arrogant og anerkender for lidt. Og når du bliver mester, så vil du gøre det anderledes.

Efter at have været tømmermester i noget tid, oplever du pludselig en distance mellem dig og dine medarbejdere. Du bliver irriteret på dem og tænker, at de ikke forstår de ting, du siger. Dine sælgere virker arrogante og meget fremme i skoene, og din bogholder er pludselig blevet emsig.

Hvad var det lige, der skete der?

Hvis du kigger dig i spejlet, vil du måske se, at du trods alle dine gode intentioner alligevel er endt med at minde en lille smule om din gamle mester. En leder, der har travlt – så travlt at han glemmer at anerkende sine medarbejdere og se, hvad de yder. Tænk hvilke mirakler du vil kunne udrette, hvis du og dine medarbejdere begyndte at trække i samme retning igen.

I en vækstfase eller på vej mod et nyt tiltag kan det være værdifuldt at kigge nærmere på, hvilken rollemodel du som leder gerne vil være. Måske er der nogle justeringer, der skal til, for at blive den rollemodel?

Tør du kigge på dig selv udefra?

Du kan f.eks. starte med at finde ud af, hvad du selv er god til, og hvad du er knap så god til. Se derefter på, hvordan du bruger din tid.

Bruger du dig selv bedst, eller spilder du din tid på opgaver, der faktisk er svære for dig, eller som ikke ligger naturligt i dine talenter? I stedet for at tage opgaver på dig, som ikke ligger dig naturligt, er det måske en idé at udlicitere/uddelegere dem?

Når du har kigget dig selv dybt i øjnene og fået overblik over, hvordan du forvalter dine egne talenter og ressourcer, er det tid at gå videre til dine medarbejdere. Bruger du dem rigtigt? Får du dem til at yde sit bedste?

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

De fleste virksomhedsejere laver kun budget, når banken beder om det. Og så inkluderer de kun de store linjer. Men et detaljeret budget, som opdateres ugentligt, er et fantastisk værktøj. Det giver overblik, og du giver indtryk af at have styr på din forretning overfor bestyrelse, bank og investorer.

Jeg har oplevet mange virksomhedsejere, der ikke kan overskue at lave et budget, som de kan bruge på daglig basis. De prioriterer ganske enkelt ikke detaljerne i budgettet. De taler måske med deres revisor, som ved, at det skal ende med at have de store linjer på plads. Men som virksomhedsejer vil det være et fantastisk værktøj i hverdagen, hvis din virksomheds budget indeholder detaljerede informationer, der er genkendelige fra hverdagens drift.

Læs også: Laver du også kun budget, når banken beder om det?

Måske skal der laves et budget i forbindelse med vækst eller investeringer, men når du efterfølgende skal følge op, kan det være svært at huske grundlaget og detaljerne. Arbejder du f.eks. med ydelser, hvor det handler om fakturering af timer, så lav budgettet så detaljeret, at du kan følge med løbende.

Et detaljeret budget, der passer til din virksomhed

Lad os f.eks. tage omsætningen i en behandlervirksomhed:

  • Hvor mange sessioner (klienter) kommer der på daglig basis?
  • Hvor mange dage om ugen?
  • Hvilke dage om ugen kommer der klienter?
  • Hvor mange uger arbejdes der i den enkelte måned?
  • Og til hvilken timepris?
  • Hvilke måneder er der ferie?

Eksempel på omsætning for en enkelt måned:

Antal klienter

2

Antal besøg om dagen 2
Antal dage pr. uge 3
Antal uger 3
Antal sessioner pr. måned 36
Pris pr. session ekskl. moms 600
Omsætning 1:1

21.600

Når budgettet er så specificeret, kan du på daglig eller ugentlig basis følge op på, om du har faktureret det, du skal – både i forhold til fakturerbare sessioner og i forhold til kroner. For du kan jo godt have leveret det antal sessioner, som står i budgettet, men aftalt en lavere eller en højere timepris med de enkelte klienter. Er I flere i din virksomhed, skal I finde et system, der matcher jeres behov i forhold til opfølgning og registrering.

Bliver du opfattet som en professionel virksomhedsejer?

Ved at lave et budget, der passer præcis til virksomheden og vækker genklang i hverdagen, får du som virksomhedsejer et godt værktøj, der er til glæde og gavn for samarbejdet med virksomhedens interessenter. På den måde kan du have et sikkert og trygt overblik, fordi detaljerne fortæller om tankerne bag.

Læs også: Økonomi skal kunne bruges og forstås

Detaljerne skaber overblik og får fremlæggelsen af budgettet til bestyrelsen, banken eller investorer til at fremstå mere sikkert. Kort sagt er det en måde, hvorpå du vil blive opfattet som professionel virksomhedsejer, der har styr på sin forretning. Så hvor detaljeret er dit budget?

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og innovativt – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

 

Kan man både være kreativ og have styr på økonomien? Ja, det kan man sagtens. Det kræver ofte blot, at du finder én, som kan sparre med dig og støtte dig i at forstå de økonomiske mekanismer i din virksomhed.  

I mit arbejde som erhvervscoach og økonomisk rådgiver har jeg mødt mange kreative mennesker med gode (og mindre gode) idéer, som de gerne vil ud i verden medKendetegnet for flere af dem er, at de enten ikke gør det, fordi de ikke har et økonomisk overblik, eller at de bare kaster sig ud fra timetervippen uden yderligere eftertanke. 

Men det er en fordom, at man ikke både kan være kreativ og have styr på økonomien – for det kan man sagtens. Forudsætningen er bare ofte, at du som kreativ ejerleder finder én, som kan støtte dig i at forstå din virksomheds økonomiske mekanismer. Det kan f.eks. være sådan en som mig. 

Byg bro mellem det kreative og det økonomiske

Mine anbefalinger er altid, at vi starter med at skabe en bro mellem den kreative driftsforståelse og den økonomiske forståelse. Det gør vi helt konkret sammen ved, at den kreative virksomhedsejer fortæller mig i hans/hendes hverdagstermer om den måde, de arbejder på samt, hvor mange produkter/ydelser de kan sælge, og til hvilken salgspris.  

Læs også: Laver du også kun budget, når banken beder om det? 

Jeg lader dem tale om økonomi i deres hverdagssprog. Så stiller jeg spørgsmål ud fra min erfaring og viden og prøver at forstå deres verden. Når jeg har fået alle de økonomiske detaljer ud af den kreative virksomhedsejer, sætter jeg det f.eks. op i et detaljeret budget, hvor det er nemt for ejeren at genkende det han/hun har fortalt mig.  

Det handler om, at den kreative virksomhedsejer kan genkende den måde, som de ser hverdagen og driften, i den måde deres budget eller økonomiske rapportering er sammensat. Således kan vi bygge bro og udvide forståelsen skridt for skridt. 

Genkendelighed i det økonomiske overblik

Forstil dig en konsulent, som både sælger rådgivning, foredrag og workshops. Jeg stiller vedkommende mange spørgsmål, som f.eks.: 

  • Hvor mange rådgivningstimer kan du sælge pr. uge og i hvilke måneder?  
  • Hvad skal det i gennemsnit koste pr. time? 
  • Hvilke måneder holder du ferie? 
  • Hvilke måneder er der mindre at lave? 
  • Hvor mange workshops skal du afholde, og hvad koster de? 
  • Skal du leje lokalereller er der andre omkostninger forbundet med dine workshops og foredrag? 

Alt dette kan virksomhedsejeren sagtens svare på, og så er det min opgave at sætte det sammen i et økonomisk overblik og budget, hvor hans/hendes termer er genkendelige.  

Nogle gange oplever jeg, at mine kunder bliver helt tomme i blikket over at se det hele skåret ned til en enkelt A4-side i et forsimplet økonomisk overblik. De ser det som bank- eller revisorsprog. Men når vi sammen kigger på detaljeringsgrundlaget, og de kan genkende det, de har sagt i vores samarbejde, så skaber det gennemsigtighed for dem. 

Sæt “økonomisk forståelse” på din ‘to do-liste’

Efterfølgende laver vi en opfølgning på de realistiske tal måned for måned ved siden af hinanden. I den forbindelse sætter vi ofte ekstra detaljer ind omkring, hvor mange af hver ydelse, der er solgt. Det er i stedet for blot at give ejeren en balance, som de ikke kan læse eller forstå, da de ikke taler revisor- og banksprog. 

Jeg opfordrer også mine kunder til at lave en opfølgning hver uge. Det kan være med til at give dem en tryghed og en løbende forståelse af, om de er på vej i den rigtige retning. Det kan gøres med enkle og simple værktøjer. 

Læs også: Økonomi skal kunne bruges og forstås 

Ofte går vi kun til møde med vores revisor en gang eller to om året, og her får vi så at vide, om det går godt eller skidt. Om der er vækst eller tilbagegang. Men er det nok? Måske forstår du slet ikke, hvad din revisor fortæller dig, og du har måske brug for at vide mere om din virksomhed end bare omsætning minus omkostninger. 

Kort sagt, vil du have styr på økonomien, handler det om at sætte ”økonomisk forståelse” på din dagsorden, få prioriteret løbende henover året og få en større og bredere forståelse for de økonomiske mekanismer i lige netop din virksomhed. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig

Mange små virksomhedsejere laver kun et budget, hvis banken beder om det. Ellers laver de det aldrig eller i hvert fald kun ganske sjældent. Jeg har en anden tilgang til økonomien. Og med den er du godt klædt på til en god dialog med banken, hvor du føler dig sikker. 

Der kan være flere årsager til, at virksomhedsejere kun laver budget, når banken beder om det. Budgettet er formodentlig ikke detaljeret nok til, at du som ejer kan gennemskue, hvad der ligger til grund for de overordnede budgettal. Du har måske heller ikke en rapporteringsform, der fortæller dig, hvordan den virkelige verdens økonomi er i forhold til det udarbejdede budget. 

Jeg oplever jævnligt, at iværksættere eller virksomhedsejere henvender sig til mig og siger: ”Jeg skal i banken, kan du lige lave et budget til mig?”  

Øhh nej, det kan jeg ikke lige lave, men jeg kan lave en skabelon til dig, og så kan vi sammen fylde tal i.” 

Og hvorfor er det, at jeg ikke bare lige kan lave det budget? Det er fordi, jeg ingen kendskab har til de tanker, idéer, muligheder, omkostninger o.lign., der skal med i budgettet. Til gengæld kan vi i fællesskab få din oplevelse af hverdagen og driften til at blive til tal og økonomi. 

En detaljeret tilgang sikrer, at du ikke mister overblikket

Som eksempel kan vi antage, at du har en håndværksvirksomhed, og vi skal lave et godt budget. På forsiden vil vi lave et økonomisk overblik, der på klassisk vis i hovedtræk viser omsætning, lønninger og andre omkostninger i interval af en måned.

Det klassiske økonomiske overblik er naturligvis det, banken efterspørger. Men hvis du skal huske grundlaget for tallene, anbefaler jeg, at der laves gode, støttende og sigende specifikationer til. Det kan f.eks. være at tage stilling til, hvor mange svende- og lærlingetimer du har til rådighed, og hvad de skal koste – både når du sælger og aflønner dem. Eller det kan også være, hvor mange timer de arbejder effektivt pr. uge/måned – husk at tage højde for f.eks. ferier.

Det samme kan du gøre i forhold til materialeforbrug og servicebiler. Lønningerne til fastansatte medarbejdere bør specificeres på navn eller funktion med pension, ferietillæg o.lign. Derudover kommer alle faste omkostninger som lokaleomkostninger, biler og andre administrative omkostninger, der er vigtige. 

Ved at gå så detaljeret til værks kan du altid efterfølgende ændre på de enkelte parametre/tal i budgettet én ad gangen uden at miste overblikket. 

Naviger din virksomhed støt og sikkert med dette redskab

Sammen kommer vi hele vejen rundt om din virksomhed, så du kender dit budget i detaljer. Når det grundarbejde er lavet, kan du trygt gå i banken og fremlægge dit budget og din virksomheds forventede fremtidige økonomiske situation. Så er du godt klædt på til en god dialog, hvor du føler dig sikker. 

Sidegevinsten er, at du sammen med din revisor eller bogholder kan lave en ekstra skabelon – nemlig din virksomhedsrapportering på eksempelvis månedlig basis. En sådan virksomhedsrapportering bør holde faktiske økonomiske tal op imod et godt gennemarbejdet budget. Men det bør også indeholde andre pejlemærker, f.eks. relevante oplysninger for at tage temperaturen på din virksomhed.

Læs også: Økonomi skal kunne bruges og forstås

Du kan ofte i dit gennemarbejdede budget finde informationer, som du har lagt til grund for økonomien. De er gode indikatorer på pejlemærker, der kan være relevante løbende at vide noget om.  

Et godt, gennemarbejdet budget kombineret med en god enkelt rapporteringsform er et stærkt styringsredskab for dig som virksomhedsejer. Det gør dig tryg, det giver dig overblik, og det fortæller dig klart og tydeligt om din virksomheds tilstand. På den måde kan du navigere din virksomhed støt og sikkert. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Jeg bliver jævnligt spurgt, hvorfor jeg kalder mig praktisk økonomisk rådgiver. Svaret er egentlig ganske enkelt: Det er, fordi jeg altid arbejder med og taler om økonomi fra et praktisk udgangspunkt.  

For mig er økonomi et håndværk, som jeg gennem tiden har sat en ære i at udføre bedst muligt. Og med ‘bedst muligt’ mener jeg naturligvis korrekt. Men mest af alt skal det være informativt og brugbart for dem, jeg enten har været ansat hos eller for mine kunder.  

Jeg har ingen lang teoretisk økonomisk baggrund bag mig og kan derfor ikke alle teorierne. Det, jeg har gjort i stedet, er at lytte og spørge for at forstå, hvilken forretning jeg skal lave økonomi for. Når jeg lytter og spørger, kan jeg danne mig et indtryk af, hvilke behov ledelsen kan have for at få et overblik over, hvordan det står til med deres virksomhed. Jeg får også et overblik over, hvor stor en økonomiforståelse den enkelte leder har, samt hvilken form for rapporteringstal de har brug for udover de økonomiske.  

Et budget skal være mere end sorte og røde tal 

Når jeg arbejder med virksomhederne, sørger jeg for, at vi forstår hinanden, og at det materiale, vi bruger, er skræddersyet til virksomheden og lederen. Det skal være en informativ økonomisk rapportering og et budget med alle de andre ting, som også kan være vigtige at vide noget om.  

Det er efter min mening forskelligt, hvad hver enkelt virksomhed har brug for af detaljer udover de økonomiske tal. Er det f.eks. et fitnesscenter, kan det være rart at vide noget om antal medlemmer, til- og afgange eller en opdeling af omsætningen. Jeg tilpasser altid budget og rapportering til den enkelte virksomhed. 

Når jeg som praktisk økonomisk rådgiver har forståelse for virksomheden, kigger jeg også i økonomiafdelingens arbejdsrutiner efter steder, hvor vi kan bruge informativ bogføring. Det kan f.eks. være ekstra dimensioner, mere sigende bogføringstekster, udnytte et modul i ERP-systemet eller forretningsgangene på tværs af organisationen. Et eller andet sted havner de fleste af virksomhedens data i virksomhedens ERP-system, og så kan man jo lige så godt skrive noget, alle kan læse og forstå.  

Der er mange penge at spare ved, at medarbejderne trives 

At være praktisk økonomisk rådgiver er for mig også at se alt det, der foregår i resten af organisationen – trivsel og stress, udvikling af mennesker og produkter, adfærd og samarbejde. For kun på tværs af organisationen, faggrænser og heiraki skaber vi økonomiske og menneskelige bæredygtige virksomheder.  

At turde stoppe op og prioritere i en travl hverdag. Skabe balance og tjekke, at alle er med på virksomhedens værdier, hvordan vores adfærd afspejler det, vi gerne vil, og forståelse for hinanden der skaber rummelighed. Og det er også sund økonomi og fornuftig ledelse at kigge på hele virksomheden.  

Der er mange penge at spare ved, at mennesker trives, at alle arbejder i samme retning, rummer hinandens forskelligheder, men også at alle er bevidste om, at kun med en sund økonomi skabes der en bæredygtig virksomhed, der er attraktiv for markedet og for de ansatte på den lange bane. 

Du og din økonomiske rådgiver skal tale samme sprog 

Derudover udfordrer jeg lederne og/eller ejerne til at tage ansvar for at forstå de økonomiske mekanismer i deres virksomhed – også selv om det kan være svært at forstå. Men man må godt kræve af sin økonomiske samarbejdspartner, at de giver sig tid til at tale i et sprog, du forstår. De forstår jo heller ikke, hvis du taler i dit fagsprog, vel? 

Det handler om, at vi øver os i at tale samme sprog, når vi taler god økonomi i virksomhederne. Men det handler også om at forstå, at der ligger god, sund økonomisk fornuft i at kigge på hele virksomheden. 

Prioriterer du at forstå din virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? Taler du og din økonomiske rådgiver samme sprog? Og har du tillid til, at du kan spørge om alt – også det du ikke forstår? Hvis ikke så start hellere i dag end i morgen. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.