Vi har alle brug for pauser på arbejdet. Men kaffepauserne og de sociale snakke kan godt blive for hyppige og for lange. Det påvirker effektiviteten og kan måske ses på virksomhedens bundlinje. Men hvordan tager du som leder hul på sådan et prekært emne?

Kaffepauser, fejring af fødselsdage og andre sociale begivenheder i løbet af måneden. Hyggelige sammenkomster der skaber liv på jobbet, gode relationer og sammenhold. Men sommetider kan det være nødvendigt at se nærmere på, hvor megen tid der egentlig bruges på ’hygge’. Og hvor meget hyggen reelt koster. Det kan nemlig blive ret ’uhyggeligt’, hvis det i sidste ende giver højt spild, ineffektivitet og påvirker virksomhedens økonomi i negativ retning. Første skridt er, at medarbejderne faktisk forstår, hvad pausetiden egentlig koster.

Jeg sidder ofte med næsen i regnskaberne sammen med mine kunder – virksomhedsejerne – og analyserer, hvad der har påvirket deres overskud, ift. de budgetterede forventninger. Noget af det, vi ofte ser, er ”spild”. ”Spildtid” er tit en arbejdsgivers definition på ikke-fakturerbar medarbejdertid, der dermed ender med at påvirke det økonomiske resultat. Men hvordan tager man fat i sådan et problem uden at virke som en chef, der er diktatorisk og nøjeregnende?

Der skal (også) være plads til sociale pauser 

De pauser, man har brug for i løbet af dagen, behøver ikke nødvendigvis at være lange eller skemalagte. Langt de fleste arbejdspladser er da også indrettet til det. Så den enkelte medarbejder kan holde en pause for at hente sig en kop kaffe, ryge en cigaret eller lignende. Og det skal der også være plads til.

Alt sammen hører ind under det, der kan betegnes som sociale pauser. Det er pauser, som blandt andet har formålet at undgå fysisk og mental nedslidning. Udover hyggen i øjeblikket betyder de sociale pauser også, at man kommer lidt tættere på hinanden og føler en samhørighed. Og netop dette kan være med til at få samarbejdet til at glide lettere i en travl dagligdag. Det, vil jeg lige understrege, er jeg stor fortaler for.

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Problemet opstår først, når pauserne tager overhånd. Når anledningerne til pauserne bliver flere, og pauserne bliver længere. Når medarbejderne så begynder at klage over ikke at have tid nok til arbejdet. Når der bliver løst færre opgaver med de samme ressourcer.

Det kan sagtens lade sig gøre at vende skuden. Det skal bare gøres på en ordentlig måde.

Fire gode råd til at få dine medarbejderne til at forstå, hvad deres pauser koster:

1. Ved dine medarbejdere, hvad de koster i timen? Mange af dine medarbejdere er måske slet ikke klar over, hvad de koster i timen, når de tager pauser eller holder møder. Tag et personalemøde og tydeliggør med konkrete eksempler, hvad en hypotetisk medarbejder koster med sociale bidrag, forsikringer mm. Der er ingen grund til at udstille nogen, så gør det så informativt og detaljeret som muligt, så de kan spørge til de enkelte elementer i din beregning.
2. Taler I om økonomien? Mange er bange for at tale økonomi, fordi folk hurtigt tror, at der nu er tale om en fyringsrunde. Eller at indehaver vil have flere penge til sig selv. Det er derfor efter min mening en god idé at skabe en kultur, hvor I godt kan tale åbent om økonomi, uden det skal have en negativ klang. Et godt råd er: Forbered dig ordentligt, når du vil fremlægge økonomi for dine medarbejdere og lad dem stille spørgsmål. Husk at det er dejligt med nysgerrige medarbejdere.
3. Har I en ordentlig dialog? Det er vigtigt, at I får en god og konstruktiv dialog om de økonomiske mekanismer. Involver medarbejderne i arbejdet med at skabe eller fastholde et godt arbejdsklima – også uden brug af mange og lange pauser. Lad dem forstå, hvor de kan påvirke tingene i deres egen adfærd. F.eks. kunne det være at blive lidt ekstra en dag, så en bestemt opgave bliver færdig, og man ikke skal bruge tid på den igen dagen efter. 
4. Er der en fælles forståelse? Når du har taget hul på den ofte svære snak så mærk efter, om der er en fælles forståelse. Ofte vil medarbejderne også gerne have, at der er en god bæredygtig bundlinje. Det har jo også konsekvenser og skaber usikkerhed i deres jobtryghed, hvis økonomien ikke er god.

Hvis du til gengæld oplever medarbejdere, der mangler forståelse for, at man ikke behøver holde otte kaffepauser og fem rygepauser i løbet af en arbejdsdag. Eller skal gøre en opgave færdig for/hos en kunde samme dag. Så er det måske medarbejderen, der har et andet mindset. Og hvis de ikke lever op til virksomhedens værdisæt, så lever de måske heller ikke op til den service, du som leder gerne vil have, din virksomhed har over for jeres kunder.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe forretningsforståelse, og hvordan I påvirker hinanden – både menneskeligt og økonomisk? Så er du altid velkommen til at tilmelde dig mit nyhedsbrev eller kontakte mig.